Различие филиала и представительства заключается в. Обособленное подразделение или филиал – в чем разница

22.12.2023

19.10.2018

Многие компании, преследующие цель расширения бизнеса, на практике сталкиваются с проблемами выбора правильной формы закрепления юридического статуса дополнительного офиса или цеха. Что следует выбрать - филиал или представительство? Каковы отличия между ними и чем эти формы отличаются от иных обособленных подразделений? А может это одно и то же? Понять различия между филиалами, представительствами, иными обособленными подразделениями, выделить их основные признаки и помочь выбрать правильную форму ведения бизнеса, не забывая о специфике режима налогообложения компании, поможет настоящая статья.

Определение терминов

Прежде всего, оговоримся, что состав терминологии гражданского и налогового права различается. В Налоговом кодексе Российской Федерации (далее - НК РФ, Кодекс) отсутствует определение понятия филиал, равно как и понятие представительства. В то же время, статья 11 НК РФ указывает, что институты, понятия и термины гражданского и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено Кодексом. Поэтому указанные термины мы будем применять для целей налогообложения именно в том значении, в котором они используются в гражданском законодательстве.

Понятия "филиал" и "представительство" приведены в статье 55 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ). Согласно положениям данной нормы, представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Исходя из определений, можно сделать вывод, что главное отличие филиала и представительства друг от друга состоит в их функциональном назначении: представительство лишь представляет интересы юридического лица в его взаимоотношениях с участниками гражданского оборота, например, выполняет функции ведения переговоров и последующего заключения сделок, а также защиты интересов организации в судебных органах.

Филиал также представляет интересы юридического лица, т.е. в том числе выполняет функции представительства. Помимо этого, филиал осуществляет все или часть функций юридического лица. Иначе говоря, филиал не только ведет переговоры и совершает от имени юридического лица сделки, но и выполняет фактические действия, направленные на исполнение заключенных договоров, т.е. ведет производственную, торговую или иную деятельность, осуществлением которой занимается само юридическое лицо. При этом, филиал может выполнять все виды деятельности организации, либо некоторые из них.

Общие признаки филиала и представительства

Рассмотрев оба понятия, мы можем выделить признаки, схожие как для филиала, так и для представительства. Первый и самый, пожалуй, определяющий признак сводится к тому, что ни филиал, ни представительство не являются юридическими лицами, т. е. самостоятельными участниками гражданского оборота, а вступают в гражданские, трудовые, налоговые и иные правоотношения от имени юридического лица, их создавшего. На практике этот признак находит свое отражение в следующем:

сделки от имени филиала или представительства заключает само юридическое лицо;
оно же несет ответственность по обязательствам, возникшим в связи с их деятельностью;
филиалы и представительства не могут выступать в качестве истцов и ответчиков в суде, т.е. не могут самостоятельно от своего имени участвовать в судебных процессах.

Вот как комментирует этот вопрос Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ (далее - ВАС РФ) в Информационном письме от 14.05.98 г. N 34 "О рассмотрении исков, вытекающих из деятельности обособленных подразделений юридических лиц": "...обособленное подразделение, не являющееся юридическим лицом, может предъявлять иск только от имени юридического лица... К исковому заявлению, подписанному руководителем обособленного подразделения, должна быть приложена доверенность (или ее копия) юридического лица, подтверждающая его полномочия на подписание искового заявления от имени юридического лица".

При отсутствии такой доверенности, исковое заявление возвращается без рассмотрения, на основании п. 2 ч. 1 ст. 108 АПК РФ».

Аналогичный вывод содержится и в Постановлении Пленума Верховного Суда Российской Федерации и Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 11.06.1999 N 41/9 "О некоторых вопросах, связанных с введением в действие части первой Налогового кодекса Российской Федерации". В силу п. 9 данного Постановления, филиалы и представительства российских юридических лиц не рассматриваются в качестве участников налоговых правоотношений и не имеют статуса налогоплательщиков, налоговых агентов и иных обязанных лиц. Ответственность за неисполнение всех обязанностей по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов несет юридическое лицо, в состав которого входит соответствующий филиал (представительство).

Руководствуясь данной правовой позицией, ФАС Московского органа в своем Постановлении от 15 апреля 2009 г. № КА-А40/1708-09 отметил, что филиалы не являются субъектами налоговых правоотношений, следовательно, не могут быть привлечены к налоговой ответственности, поскольку к ответственности за действия (бездействия) филиалов может быть привлечено только юридическое лицо.

Проблема территориальной обособленности

Территориальная обособленность, или расположение вне места нахождения организации, также является важным определяющим признаком как филиала, так и представительства. В соответствии с п. 2 и 3 ст. 54 ГК РФ место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации и указывается в его учредительных документах.

В 90-ые и «нулевые» между юристами шли ожесточенные споры о том, что такое «место нахождения» юрлица? Одни считали, что это конкретный адрес, т.е. населенный пункт, улица, дом, офис, по которому расположен постоянно действующий исполнительный орган юридического лица, или в случае его отсутствия - иной орган или лицо, имеющее право действовать от имени юридического лица без доверенности, сведения о которых содержатся в Едином государственном реестре юридических лиц (далее - ЕГРЮЛ). В соответствии с этим предположением, территориальная обособленность означает, что если дополнительный офис компании располагается в одном населенном пункте, на одной улице и даже в одном доме с создавшим их юридическим лицом, но в отличном от него помещении, они смело могут относиться по данному признаку к филиалу или представительству.

Другие юристы полагали, что под местом нахождения юридического лица следует считать не конкретный почтовый адрес, содержащийся в ЕГРЮЛ, а принадлежность к определенному субъекту Российской Федерации (например, Санкт-Петербург, Москва, Саратов и так далее).

Данный спор был разрешен только в 2015 году, когда законодатель принял закон № 209-ФЗ от 29.06.2015 года. Этот нормативный акт внес изменения в ГК РФ и установил, что местом нахождения юрлица является конкретный населенный пункт (муниципальное образование) на территории РФ. В свою очередь, в ЕГРЮЛ указывается адрес юрлица в пределах места его нахождения.

Таким образом, территориальная обособленность, как признак филиала или представительства, означает, что создать их юридическое лицо может лишь вне места своего нахождения, т.е. вне населенного пункта (муниципального образования) , где зарегистрирована головная компания.

Вопросы имущественной обособленности

Имущественная обособленность филиалов и представительств, как следующий важный их признак, означает, что, во-первых, они вправе владеть и пользоваться имуществом, выделенным юридическим лицом на отдельный баланс, а во-вторых, вправе иметь отдельный расчетный счет.

Впрочем, по поводу «отдельного баланса обособленного подразделения» не все так просто. Законодательство вообще не знает такого термина. На практике под ним понимают документ с отчетной информацией о деятельности хозяйствующего субъекта, а также способ учета показателей, позволяющий соотносить их друг с другом. Пункт 8 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» гласит, что подобная отчетность должна содержать показатели деятельности всех филиалов . А отсюда вывод - филиалы не формируют отдельную отчетность и не составляют отдельного баланса. Следовательно, когда нормативные акты говорят об «отдельном балансе», они просто имеют ввиду перечень показателей, которые юрлицо установило для своих подразделений, выделенных на «отдельный баланс».

Кроме того, филиалы и представительства только фактически владеют и пользуются имуществом (и денежными средствами), выделенными им организацией. Они не обладают правом распоряжения, оперативного ведения или хозяйственного управления – вещными и обязательственными правами на них.

Руководители филиалов и представительств

Филиалы и представительства организационно обособлены от создавшего их юридического лица. Это означает, что их руководители назначаются юридическим лицом и действуют на основании выданной им доверенности. Высший Арбитражный, а позднее и Верховный Суды неоднократно подчеркивали этот момент. Так, 23.06.2015 года Пленум ВС РФ принял Постановление № 25, в котором еще раз пояснил, что основные полномочия руководителя филиала (либо представительства) подтверждаются только его доверенностью, а не положением или учредительными документами юрлица.

Интересно, что в далеком 1996 году, п.20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ и Пленума ВАС РФ от 01.07.1996 N 6/8 "О некоторых вопросах, связанных с применением части первой ГК РФ" указывал, что: «При разрешении спора, вытекающего из договора, подписанного руководителем филиала (представительства) от имени филиала и без ссылки на то, что договор заключен от имени юридического лица и по его доверенности, следует выяснять, имелись ли у руководителя филиала (представительства) на момент подписания договора соответствующие полномочия, выраженные в положении о филиале и доверенности. Сделки, совершенные руководителем филиала (представительства) при наличии таких полномочий, следует считать совершенными от имени юридического лица».

Прошло чуть менее 20 лет и Верховный Суд, разъясняя данный момент, посчитал нужным убрать фразу «в положении о филиале». Таким образом, он дополнительно подчеркнул, что полномочия руководителя подтверждаются только доверенностью.

Положение о филиале

Филиалы и представительства действуют на основании отдельного документа (Положения), который является внутренним документом организации (т.е. не подлежит государственной регистрации) и утверждается органом, в компетенцию которого входит принятие решения о создании филиала или представительства. Отметим при этом, что какие-либо требования к содержанию Положения законодательством не установлены.

Обязательность отражения сведений о филиалах и представительствах в ЕГРЮЛ

До 2015 года субъекты хозяйственной деятельности были обязаны указывать сведения о филиалах и представительствах в Уставе. В результате, учредительный документ какой-нибудь крупной федеральной компании на 1/3 состоял из длинного списка филиалов и их адресов, а изменения в Устав вносились каждые полгода.

Учитывая данный факт, государство изменило эту процедуру. В настоящее время законодательство требует, чтобы информация о филиалах и представительствах содержалась только в ЕГРЮЛ. Сведения о них в Устав можно и не вносить (ст.55 ГК РФ).

Создание филиалов и представительств

Мы рассмотрели основные признаки, характеризующие филиалы и представительства, и отличающие их от юридических лиц. Теперь обратимся к вопросу закрепления правового статуса филиала и представительства - поговорим о регистрации их создания. Как мы уже говорили выше, сведения о филиалах теперь надо указывать только в ЕГРЮЛ. Но это не значит, что нужно немедленно исключить эти сведения из действующих уставов. Новые правила касаются только филиалов и представительств, созданных после 01.09.2014 года.

Сегодня, для открытия филиала или представительства, необходимо пройти следующие шаги:

принять решение о создании филиала/представительства компетентным органом, определенным законом и уставом;
назначить в решении (протоколе, или в приказе) руководителя филиала или представительства;
заполнить заявление по форме Р13001 или Р14001 и заверить его у нотариуса. (О проблеме, связанной с использованием той или иной формы, мы довольно подробно говорили в отдельной статье. Желающие могут ознакомиться с ней на нашем сайте ;
сдать документы в регистрирующий орган по месту своего нахождения.

Постановка на учет, учет изменений в сведениях, снятие с учета организации в налоговом органе по месту нахождения филиала и представительства осуществляются на основании сведений ЕГРЮЛ. Это означает, что после внесения изменений в ЕГРЮЛ, в связи с созданием филиала или представительства, регистрирующий орган передает по каналам электронной связи файл, содержащий соответствующие сведения, в налоговый орган по месту нахождения организации, а тот в свою очередь – в налоговый орган по месту создания филиала или представительства. Последнему отводится пять дней для постановки на налоговый учет организации по месту нахождения ее филиала или представительства.

С какого момента следует считать созданным филиал или представительство? Ответ на этот вопрос можно найти в Письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 16 декабря 2009 г. № 03-02-07/1-541: датой создания филиала (представительства) организации является дата внесения в ЕГРЮЛ сведений о нем.

Обособленное подразделение в налоговом праве

Мы рассмотрели сходства между филиалом и представительством и различия между ними, определили порядок постановки их на учет. Теперь стоит поговорить еще об одном понятии, используемом в законодательстве и на практике, а именно обособленное подразделение юридического лица.

Смысловое содержание понятия «обособленное подразделение», используемое в налоговом законодательстве, шире, чем в гражданском. В соответствии со статьей 11 НК РФ, обособленное подразделение организации - любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.

Таким образом, Налоговый кодекс РФ выделяет еще один вид обособленного подразделения юридического лица, отличный от филиала и представительства.

Отличие филиалов и представительств от иных обособленных подразделений. Главный признак обособленного подразделения

Мы определили, что филиалы и представительства обладают целым рядом признаков, отличающих их не только от юридических лиц, но и от иных обособленных подразделений, а именно:

расположение вне места нахождения организации;
наделение имуществом создавшей их организацией;
наличие о них сведений в учредительных документах юридического лица и в ЕГРЮЛ;
наличие отдельного документа (Положения), утвержденного надлежащим образом, на основании которого они действуют;
назначение их руководителей компетентным органом организации и осуществление их полномочий на основании доверенности, выданной организацией;
осуществление всех функций организации или их части (для филиала);
представление интересов организации и осуществление их защиты (для представительств).

Причем судебные органы исходят из того, что для квалификации обособленного структурного подразделения в качестве филиала или представительства необходимо наличие непременно всех признаков, приведенных в ст. 55 ГК РФ (Постановление ФАС Московского округа от 04.07.2007 N КА-А41/5937-07-П) . И отсутствие хотя бы одного из них означает, что такое подразделение юридического лица не может быть признано филиалом или представительством.

Исходя их определения, приведенного в НК РФ, обособленное подразделение характеризуется для целей налогообложения следующими признаками: наличие рабочих мест, которые являются стационарными, оборудованными, созданными вне места нахождения самой организации на срок более месяца, по месту нахождения которых осуществляется деятельность этой организации.

Наличие рабочих мест – вот основополагающий признак любого обособленного структурного подразделения, позволяющий определить, имеется ли у организации обязанность поставить его на учет. Аналогичный вывод содержится и в Письме Минфина РФ от 4 мая 2007г. N 03-02-07/1-214: "Из смысла указанных положений п. 2 ст. 11 НК РФ, во взаимосвязи со ст. 16, 20, 22 и 209 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) следует, что основным признаком обособленного подразделения организации является осуществление этой организацией деятельности в РФ вне места ее нахождения, посредством стационарного рабочего места, оборудованного для своего работника". Ст. 209 ТК РФ определяет рабочее место как место, где работник должен находиться, или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой, и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Основываясь на данной норме, Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ в своих письмах не раз указывал, что, если организация не создала для своих сотрудников хотя бы одно стационарное рабочее место, которое прямо или косвенно находится под контролем этой организации, основания для постановки на налоговый учет этой организации по месту осуществления деятельности отсутствуют (см. Письмо от 5 августа 2005 г. N 03-02-07/1-211 и Письмо от 8 августа 2006 г. N 03-02-07/1-212).

Налогообложение обособленных подразделений

Различия между филиалами, представительствами и другими обособленными структурными подразделениями юридического лица приобретают важное практическое значение для целей налогообложения самой организации.

Дело в том, что согласно пп. 1 п.3 ст. 346.13 НК РФ организации, имеющие филиалы, не имеют право на применение упрощенной системы налогообложения. Однако этот запрет не распространяется на иные обособленные подразделения (в том числе и представительства с 2015 года), созданные с соблюдением норм налогового законодательства. Поэтому налогоплательщик, заинтересованный в наличии у него права на применение упрощенной системы налогообложения, должен иметь в виду это правило при создании структурного подразделения.

Примечательно, что, несмотря на видимые признаки, факт создания филиала, а не обособленного подразделения, налогоплательщикам удавалось оспорить в суде, отстаивая свое право на применение желаемой «упрощенки». При рассмотрении подобных дел суды исходили из следующего.

В целях применения норм об упрощенной системе налогообложения недостаточно одного закрепления решения о создании филиала или представительства на бумаге. Общество должно совершать конкретные фактические действия, направленные на осуществление деятельности через свой филиал или представительство. Например, по одному делу суд заметил, что общество не утверждало Положения о филиале, не назначало его руководителя, филиалу не передавалось никакого имущества, для его функционирования не оборудовано ни одного рабочего места, на налоговый учет по месту нахождения филиала общество не вставало. Помещение для размещения филиала по адресу, указанному в дополнениях к учредительным документам Общества, в пользование обществу собственником не передавалось, договор аренды также не заключался.

Кроме того, суд пояснил, что из положений пп. 1 п. 3 ст. 346.12 НК РФ следует, что право применения упрощенной системы налогообложения не предоставляется только тем организациям, которые фактически имеют обособленные подразделения, наделенные всеми функциями филиала и образованные в соответствии с требованиями гражданского законодательства. В данном случае указанное в учредительных документах общества подразделение фактически не существует, а потому общество не может считаться имеющим филиал. Внесение дополнений в учредительные документы, касающихся создания филиала, в случае, когда филиал фактически не создан, само по себе не может свидетельствовать о несоответствии общества требованиям, установленным в пп. 1 п. 3 ст.346.12 НК РФ (Решение Арбитражного суда Кемеровской области по делу № А27-16080/2017 от 03.11.2017 года) .

В другом случае суд пришел к выводу, что созданное обществом обособленное подразделение, по существу не обладает признаками филиала, определенными статьей 55 ГК РФ, поскольку не представляет интересы общества, учредители общества не наделили его функциями и полномочиями, предусмотренными названной статьей.

Помимо отсутствия оснований для утраты права на применение упрощенной системы налогообложения, у обособленных подразделений, в отличие от филиалов, есть еще одно преимущество. Заключается оно в том, что постановка на учет обособленного подразделения значительно проще, нежели филиала или представительства. Во-первых, для этого не требуется оформления соответствующего решения. Во-вторых, нет необходимости внесения сведений об обособленном подразделении в учредительные документы и в ЕГРЮЛ. Достаточно лишь встать на налоговый учет по правилам ст. 83 НК РФ. Это исключение приобретает особую актуальность в случае поочередного создания нескольких обособленных подразделений в течение небольшого промежутка времени, что позволяет сэкономить и время, отведенное регистрирующему органу для исполнения государственной функции, и госпошлину. Особенно в тех субъектах, где механизм передачи данных о создании филиалов и представительств в соответствии с новыми правилами еще не отработан, и она происходит с большими задержками.

В любом случае, даже несмотря на всю организационную простоту оформления и деятельности обособленного подразделения, не забывайте о том, что современные обычаи делового оборота диктуют актуальные правила ведения бизнеса и требуют от его участников юридически правильного закрепления формы построения предпринимательских отношений.

Российский рынок переживает один из труднейших периодов в своем развитии. Чтобы удержать бизнес, компании расширяют сферу деятельности, рынки сбыта. Давайте рассмотрим, какие перспективы и налоговые последствия влечет за собой выход в другие регионы. Как оптимально организовать работу, чтобы снизить налоговые риски, сократить трудозатраты. В начале рассмотрим преимущества расширения сферы деятельности в других регионах:

Получение прибыли:

расширение рынка сбыта;

приближение к потенциальному покупателю;

улучшение пост-обслуживания клиентов;

снижение затрат на доставку товаров.

Снижение затрат:

получение дополнительных финансов за счет экономии на заработной плате рабочей силы;

минимизация издержек на транспортировку сырья и прочих материалов для изготовления продукции;

удобство в ведении бухгалтерского учета, за счет локальных региональных различий.

Теперь разберем, в какой юридической форме лучше начинать деятельность

Вариантов существует несколько – открытие нового юридического лица, регистрация филиала или обособленного подразделения. Прежде, чем рассматривать преимущества и недостатки той или иной формы, необходимо дать определение обособленного подразделения, филиала/представительства.

Обособленное подразделение – это территориально обособленное от головного предприятия подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (в соответствии с п.2 ст. 11 НК РФ). Обособленное подразделение не обязано иметь управляющего, не значится юридическим лицом и субъектом правоотношений гражданского и налогового характера.

Минфин также добавляет: на его организацию не имеет влияние ни форма организации, ни характер выполненных работ на рабочем месте.

Важно помнить!

Признаки создания обособленного подразделения:

рабочее место создано более чем на один месяц;

территориально отдалено от головного подразделения.

На территории РФ могут создаваться обособленные подразделения в двух видах:

филиал – это подразделение юридического лица, размещенное за переделами его нахождения и выполняющее его обязанности (или только их часть), в том числе и функции представительства;
представительство – это подразделение юридического лица, которое также как и филиалы расположено за пределами места его нахождения, но ему делегируется представление интересов юридического лица и осуществление их защиты.

Важно помнить!

Филиалы и представительства не имеют статуса юридического лица.

В процессе создания обособленного подразделения важно иметь ввиду, что существуют некоторые различия в подходах трактования понятия «обособленного подразделения», «филиала и представительства» в Налоговом и Гражданском Кодексах (рис. 1).

Рисунок 1 – Сравнительная таблица трактовки понятий в НК и ГК РФ

Как же рационально организовать деятельность компании вне места своего нахождения? Как оптимизировать затраты?

Давайте, оценим преимущества и недостатки каждой из форм организации с точки зрения затрат и зоны ответственности:

Рисунок 2 – Преимущества и недостатки форм организаций

Согласно таблице можно сделать вывод, что для возможности полного контроля и с целью снижения затрат, выгоднее регистрировать обособленное подразделение.

Особенности ведения бухгалтерии, риски налогоплательщика при допущении ошибок

Если компания собирается вести активную деятельность, то сообщить в налоговый орган по месту нахождения организации обо всех удаленных подразделениях РФ необходимо в такие сроки:

не позднее одного месяца со дня создания подразделения;

не позднее трех дней со дня изменения сведений об подразделении.

Форма сообщения о создании обособленного подразделения (скачать).

Важно помнить!

Мы советуем сообщить ИФНС даже в том случае, если подразделение не будет вести деятельность. Так как, решив активировать его (например, месяц спустя), нужно будет подать сообщение о постановке на учет, но уже с оплатой штрафных санкций за несвоевременность извещения.

Каждое юридическое лицо, имеющее филиал или представительство, должно самостоятельно разработать положение о своем филиале или представительстве.

Данные	Рекомендации
Наименование	Включает название юридического лица, создающего филиал.
Адрес местонахождения	Обособленное подразделение находится вне места нахождения основной компании.
Наличие отдельного баланса	Выделение обособленного подразделения организации на отдельный баланс не является обязательным. Отдельный баланс филиала - система показателей, которая отражает имущественное и финансовое положение на отчетную дату для нужд управления организацией, в т.ч. составления бухгалтерской отчетности.
Наличие у филиала или представительства расчетных счетов в банках	Наличие или отсутствие банковского счета по месту нахождения обособленного подразделения никак не влияет на его правовой статус.
Полномочия администрации юридического лица по управлению филиалом или представительством, контролю за его деятельностью	Организация определяет профиль и основных направления деятельности филиалов или представительств.
Степень компетенции обособленного подразделения	Филиалы могут быть наделены оперативной самостоятельностью. Компетенцию филиала определяют переданные ему основной организацией полномочия по ведению коммерческой деятельности. Это не относится к представительству, так как оно не осуществляет коммерческую деятельность по профилю организации и его функции ограничены.

Нестандартные ситуации, сопряженные с риском

Командировка или создание обособленного рабочего места?

Оформить как командировку или обособленное подразделение? Рассмотрим случай, когда организация командирует сотрудника на срок более одного месяца с целью выполнения определенных работ у Заказчика

Зачастую, руководители (бухгалтера) компаний ошибочно считают, что обособленное подразделение существует только в том случае, если оно зарегистрировано и данные об этом отражены в организационно-распорядительных документах. Но это не верно! Подразделение считается обособленным независимо от того, занесено оно в документы или нет, и какими полномочиями наделено - это определено п.2 ст.11 НК РФ.

В налоговом Кодексе РФ ничего не сказано, как правильно поступить в случае нестандартных ситуаций. Соответственно, единственно верное решением (и с позиции Минфина) – это обращение в свою налоговую инспекцию, которая и решит, создавать обособленное подразделение или нет. Это обезопасит от возможных штрафов.

Штрафные санкции

Налоговый кодекс предусматривает штрафные санкции в следующих случаях:

за нарушение срока подачи заявления о постановке на налоговый учет – 5 тыс. рублей;

если срок нарушен более чем на 90 дней – штраф увеличивается в два раза.

Нужна ли обособленному подразделению кассовая книга?

Существует ошибочное мнение, что если основная организация не возлагает ведение бухгалтерского учета на обособленное подразделение, то и в самостоятельном ведении кассовой книги нет необходимости

Это не так, обособленное подразделение обязано вести кассовую книгу, если в филиале есть кассовые операции. Юридическое лицо должно подбирать и брошюровать листы кассовой книги отдельно по каждому своему обособленному подразделению.

Кассир должен делать запись в кассовую книгу по всем приходным и расходным кассовым ордерам, которые были оформлены на получение и выдачу наличных денежных средства. После определения суммы остатка денег на конец рабочего дня необходимо передать головной компании лист кассовой книги за этот день не позднее следующего рабочего дня.

Штрафные санкции

За неисполнение правил ведения кассовых операций (неведение кассовой книги и соответствующих документов) на организации накладываются административные штрафные санкции:

на юр. лица – от 4 до 5 тысяч рублей;

на физ. лица – от 40 до 50 тысяч рублей.

Открытие филиала – возможность оптимизации платежей в бюджет

Создавая филиал, компания может более гибко и оперативно планировать налоговую нагрузку с целью оптимизации налогов и сборов. Это связано с тем, что процедура открытия или закрытия филиала намного быстрее и проще, чем создание юридического лица (прежде всего потому, что филиал не предполагает государственную регистрацию).

Так, например, возможна оптимизировать за счет снижения фонда оплаты труда. Всем хорошо известно, что в различных регионах минимальная заработная плата может отличаться в разы. Что, соответственно, снижает размер пенсионных взносов.

В связи с постоянными изменениями и дополнениями налогового кодекса, можно с уверенностью говорить, что весь бухгалтерский и налоговый учет сопряжен с рисками. Необходимо постоянно мониторить изменения законодательства. Кроме этого, соотносить с гражданским кодексом, что далеко не в редких случаях противоречит друг другу.

Понятия "филиал" и "представительство" близки друг к другу, они обычно употребляются в одном ряду (или даже как взаимозаменяемые). Но все же между ними есть нечеткая, но некоторая отличительная грань.

Понятие филиала и представительства

Развернутое определение указанных понятий приведено в статье 43 Гражданского кодекса Республики Казахстан (Общая часть) , а также в зависимости от целей их использования в различных сферах деятельности в Налоговом кодексе, банковском законодательстве.

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций, в том числе функции представительства.

Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее защиту и представительство интересов юридического лица, совершающее от его имени сделки и иные правовые действия, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами Республики Казахстан.

Юридический статус обособленных подразделений

Филиалы и представительства не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Руководители филиалов и представительств иных форм юридических лиц назначаются уполномоченным органом юридического лица и действуют на основании его доверенности.

Функциональные отличия структурных подразделений

Внимательное анализ выше упомянутой статьи выявляет общую функциональную направленность структурных подразделений, но вместе с тем и определенные различия, выраженные в действиях юридического и фактического характера.

На филиал возлагаются более широкие полномочия. Он может осуществлять производственно-хозяйственные (нередко это отдельные производственные единицы - заводы, фабрики, цеха и т.д), торговые, экспедиторские, снабженческо-сбытовые функции, может вести строительную деятельность, то есть филиал или, точнее, директор филиала вправе осуществлять любую деятельность предусмотренную положением о филиале, не выходя за рамки деятельности осуществляемой юридическим лицом. Помимо этого филиал на основании выданной его руководителю доверенности головным предприятием вправе заключать от имени юридического лица договоры и иные сделки, представлять его интересы в суде, иных органах власти и управления, устанавливать новые деловые связи и контакты, вести переговоры, как с отечественными, так и с зарубежными потенциальными партнерами юридического лица. Деятельность филиала, как и головного предприятия в конечном итоге направлена на получение прибыли в связи, с чем его функционирование, а также материально-техническое обеспечение поддерживается за счет извлекаемой прибыли от реализованных им услуг, выполненных работ.

Представительства исключительно представляют интересы головной компании и осуществляют их защиту. Никакой иной производственной и прочей коммерческой деятельностью они не вправе заниматься. Материально-техническое снабжение представительства обеспечивается за счет средств, выделяемых головным предприятием, в этом смысле деятельность представительства носит затратный характер (в перспективе, конечно, затраты связанные с функционированием представительства покрываются за счет получаемой от него выгоды т.к. достижение поставленных целей оправдывает средства головного предприятия).

Таким образом, главное отличие филиала от представительства заключается в характере и объеме решаемых ими функций. Филиал более универсальное структурное образование. Деятельность представительства носит более усеченный, ограниченный характер. Например, согласно норм Закона Республики Казахстан "Об образовании" в качестве территориально обособленных подразделений иностранных организаций образования государственной аттестации и аккредитации подлежат только их филиалы.

Юридические лица во время своей деятельности создают филиалы, представительства, или же иные обособленные подразделения, которые расположены вне места регистрации головной компании.

Можно выделить две наиболее распространенные формы обособленных подразделений, - филиалы и представительства. При этом необходимо отметить, что при открытии филиала или представительства необходимо внести определенные изменения в учредительные документы путем применения процедуры регистрации изменений в ЕГРЮЛ.

Предназначение филиала и представительства имеет существенные отличия. Филиал выполняет все функции компании, и представительские функции, а представительство, в свою очередь, представляет заинтересованность юридического лица и реализовывает их защиту. Их государственная регистрация в качестве юридических лиц законом не предусмотрена. Дело в том, что филиалы и представительства не являются отдельным юрлицом, а только обособленным подразделением этих самых юрлиц. Поэтому приходится вносить изменения в учредительные документы головной организации. Филиал ведет свою экономическую деятельность исключительно от имени основавшей ее организации, он наделяется имуществом, при этом не является собственником имущества.

Гражданский Кодекс РФ также не запрещает организациям формировать обособленные подразделения других видов. Они так и называются «Обособленное подразделение». Это такие подорганизации, которые оборудованы стационарными рабочими местами, т.е. создаются на срок более 30 дней. При этом в учредительных документах организации формирование обособленного подразделения не отображено.

Решение об образовании любой формы подразделения акционерного общества принимается Советом Директоров, а в ООО - Общим собранием участников. Руководители подразделений назначаются организацией. Они действуют на основании доверенности, которая отпускается на имя, а не самому филиалу, представительству или обособленному подразделению в целом.

В территориальном налоговом органе надо узнавать о подробном перечне документов, необходимом для постановки на учет любой формы обособленного подразделения. В течение месяца со дня основания обособленного подразделения или же прекращения его деятельности организации, руководители должны письменно сообщать об этом в налоговый орган.

Все филиалы, представительства, обособленные подразделения условно можно разбить на два главных вида: выделенные и не выделенные на отдельный баланс.

Если количество операций и сотрудников незначительно, то ведение бухгалтерского учета происходит без выделения на отдельный баланс. Обычно они не имеют своего банковского расчетного счета. Денежными и материальными средствами филиал обеспечивается головной организацией. В данном случае филиал не располагает в своем штате бухгалтером.

Обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, имеют личный бухгалтерский отдел с главбухом. Главбух обрабатывает, систематизирует и хранит первичную документацию, проводит всех операций и выполняет формирование бухгалтерской отчетности обособленного подразделения.

Следовательно, при выборе формы обособленного подразделения, нужно определиться, необходимо ли добавлять данные в учредительные документы. Напоминаем, их вносят только при регистрации филиала и регистрации представительства только после приобретения свидетельства об изменениях, филиал возможно ставить на учет в территориальной налоговой инспекции. При выборе данной формы не разрешено использовать упрощенную систему налогообложения. Образование обособленного подразделения в данном случае намного легче: достаточно поставить на учет в налоговый орган, при этом можно применять «упрощенку». При этом при регистрации филиала иностранной компании на территории России необходимо учитывать свои особенности.

Юридическое лицо имеет право открыть собственное обособленное подразделение как одно, так и несколько. В свою очередь, обособленное подразделение подразделяется на филиалы и представительства, а также иные подразделения, например стационарные рабочие места.

Определение, порядок регистрации и требования к ним есть в законодательных актах Российской Федерации. Все они между собой имеют как сходства, так и различия.

Виды и определение

Обособленное подразделение - это удалённый отдел организации, который необходим при расширении компании и появления необходимости вести бизнес в других регионах.

Обособленное подразделение считается таковым, если :

его адрес отличается от адреса материнской компании, указанного в Федеральной налоговой службе;
присутствует минимум одно рабочее место на сроком более месяца;
нанят как минимум один сотрудник;
объект, в котором находится подразделение, находится под контролем материнской организации.

Бывает несколько типов:

филиал , который может исполнять все или часть функций организации;
представительство , имеющее возможность выражать интересы компании и вести их защиту;
обыкновенное подразделение компании — дополнительный комплекс организации, находящийся по другому адресу и имеющий минимум одно рабочее место.

Выбор открытия филиала, представительства или подразделения зависит от необходимых задач компании. Для организации или представительства необходимо вносить ряд правок и изменений в учредительные документы.

Данные о представительстве нет нужды вносить в устав компании, что упрощает оформление подобного отдела: отсутствует необходимость подавать заявление в налоговую инспекцию.

Для создания простого обособленного подразделения необходимы:

приказ руководства компании об организации подразделения;
изменения правил трудового порядка компании;
уведомление из налоговой и внебюджетных фондов.

Важные отличия от филиала и состоят в следующем:

лёгкость оформления;
не обязательно выбирать человека на руководящую должность;
подразделение не имеет отдельного счёта в банке;
являет собой составную часть компании;
в случае изменения адреса достаточно внести правки в документацию;
не имеет полномочий принимать на работу сотрудников и увольнять их.

Что такое филиал

Филиал - обособленный от компании отдел, находящийся по другому фактическому адресу и имеющий возможность осуществлять все функции организации и являться её полноценным представителем.

Возможность деятельности филиала гораздо шире, чем у представительства или рядового подразделения. Однако и его оформление куда сложнее. Факт создания филиала в обязательном порядке должен отражаться в документах главной компании.

Решение о создании филиала и о назначении его руководства принимается голосованием членов главенствующей организации . Организатор наделяет филиал его собственным имуществом. В работе отделение опирается на существующие правила головной компании.

Чем является представительство

Представительство занимается выражением интересов головной компании и, при необходимости, их защитой. Все задачи отдела сводятся к представлению интересов и ведению представительских расходов . Обычно не имеет индивидуального счета в банке.

Создание представительства схоже с созданием филиала: в документации головной организации должны имеется записи об учреждении этого вида представительства.

Основные отличия

Как обособленное подразделение, так и филиал зависимы от головной компании и главного офиса. Используемое ими имущество и средства на счетах принадлежат главенствующей организации. Цели их утверждения схожи: расширить возможности действия для компании и местные задачи .

Существенное различие филиала и рядового подразделения заключается в проведении регистрации. Создание обыкновенного подразделения проходит куда легче и быстрее, чем организация филиала. Данные о подразделении не вносятся в учредительные документы головной компании и Федеральную налоговую службу.

Вид организации	Филиал	Представительство	Обособленное подразделение
Задачи работы	Выполнение всех или некоторых задач компании	Представление и защита интересов головной компании	Зависит от потребностей компании
Статус независимого юридического лица	Отсутствует	Отсутствует	Отсутствует
Наличие записи об организации в учредительных документах компании	Запись необходима	Запись необходима	Запись не нужна
Управление хозяйственной деятельностью	Ведётся	Не ведётся	Ведётся
Документация, необходимая для законной деятельности	Положение о создании филиала, внесение данных в устав головной организации	Положение о создании представительства, внесение данных в устав организации	Указ руководства головной компании
Наличие в пользовании индивидуального счёта	Счёт имеется	Чаще всего не имеется	Не имеется
Место нахождения	Нет ограничений	Нет ограничений	Организация осуществима только в пределах одного субъекта с головной компанией

Решение о необходимости и создании филиала принимается путём голосования среди учредителей компании, в то время как подразделение может организовать один руководитель. Для филиала также требуется передача копий в Федеральную налоговую службу и назначение собственного руководителя, для учреждения подразделения же в этом нет необходимости.

Данные и о филиале, и о представительстве необходимо отразить в учредительных документах организации. Разница учреждений — в их выполняемых функциях.

Филиал, в отличии от представительства, имеет куда более широкий круг задач . Он также может заниматься финансово-хозяйственной деятельностью, имеет индивидуальный счёт в банке и обладает большим сроком аккредитации.

В то время как представительство занимается лишь представлением интересов главного офиса, филиал может выполнять те же функции, что и сама компания. Существуют виды лицензий, недоступные для получения представительством, но подвластные филиалу.

Регистрация типов организаций

Необходимо подготовить пакет необходимых бумаг и заверить их у нотариуса. Среди них: протокол о создании головной компании, положение о филиале или представительстве, устав организации с внесёнными данными о новой структуре (с названием и адресом), заявление о создании новой структуры, доверенность на главного руководителя филиала или представительства.
Следует передать документы в налоговый орган, который спустя пять рабочих дней выдаст подтверждение внесения изменений в устав компании. Получение документов доступно любому доверенному лицу. В ситуациях, когда бумаги не были забраны вовремя, они пересылаются на компании.
Получаемые после регистрации документы: заверенный устав компании, уведомление о внесении изменений в учредительные документы, .
Следует присвоить организации коды ГОСКОМСТАТа.
Необходимо поставить созданный филиал на учёт в налоговую и провести его регистрацию в фондах.

Создание обособленного подразделения без статуса филиала и представительства:

Необходим указ руководителя головной компании о создании обособленного подразделения.
Следует уведомить налоговый орган о создании подразделения и постановки его на учёт.

Данные об уплате налогов

По закону любая организация обязана встать на учёт в налоговом органе по месту юридического адреса отдельного подразделения. Они также должны докладывать в налоговую о всех изменениях и новых подразделениях в течении трёх дней.

В случае если несколько организаций находятся на территории, подвластной разным инспекциям, но в одном муниципальном образовании, они могут встать на учёт в одной налоговой.

При смене адреса рядового подразделения не следует закрывать его и открывать заново по новому юридическому адресу, достаточно изменить адрес, подав прошение в налоговую.

Нарушение сроков подачи заявление на учёт в налоговый орган влечёт за собой штраф в 10000 рублей . Если при этом велась деятельность, то штраф высчитывается в размере 10% от суммы доходов, но не может быть меньше 40000 рублей.

Постановка на учёт в фондах

Если подразделение имеет отдельный счёт в банке, то регистрация в фондах по месту нахождения должна свершиться не позднее 30 дней с момента создания новой организации .

Чтобы поставить подразделение на учёт в Пенсионном фонде или Фонде социального страхования, следует предоставить пакет документов, заверенных у нотариуса.

Для регистрации в Пенсионном фонде потребуются:

данные о постановке на учёт в налоговом органе;
уведомление о том, что компания была зарегистрирована в округе, подвластном данному Пенсионному фонду;
подтверждение о владении подразделением индивидуального счёта;
заявление о регистрации.

Для регистрации в Фонде социального страхования потребуются:

данные о государственной регистрации компании;
данные о постановке на учёт в налоговой;
данные о регистрации в Фонде социального страхования главной компании;
указ об открытии;
заявление о регистрации;
подтверждения о наличии собственного счёта;
письмо Росстата.

За нарушение сроков необходимой регистрации предусмотрен штраф в 5000 или 10000 рублей.

Подробнее про регистрацию обособленного подразделения можно узнать из данного видео.