Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

ФАЙЛЫ

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

• своем согласии на заключение договора;
• рассмотрении какого-либо вопроса;
• принятии решения;
• получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

• информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
• сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
• номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

• если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
• если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
• когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Какие документы должны быть в организации для работы с конфиденциальной информацией? Как организовать работу так, чтобы исключить ее утечку? Как правильно знакомить сотрудников с правилами работы с конфиденциальной информацией?

Об этом поговорим в этой статье.

Коммерческая организация сама должна организовать работу с конфиденциальной информацией так, как будет правильно для нее. Потому что состав конфиденциальной информации в каждой организации, будет разным. Одна компания защищает коммерческую тайну, другая — только персональные данные, в третьей действует нотариальная тайна. В государственных организациях свои правила работы с дсп-документами.

Но есть документы, которые помогут организовать работу с конфиденциальной информацией для любой организации. Если они будут составлены, введены и ими будут пользоваться, то работу с конфиденциальной информацией будет легко наладить.

Документы для работы с конфиденциальной информацией:

09 августа, 2019

Как узнать достаточно ли одного сотрудника на участке или нужен помощник? Почему один задерживается каждый день, а другой уходит вовремя и успевает выпить 5 чашек кофе? Как понять кто действительно не успевает, а кто работает спустя рукава?

Чтобы ответить на эти вопросы, рассчитайте объем документооборота.

Если говорить просто, то документооборот — это входящие, исходящие и внутренние документы. То есть все документы, которые регистрируются в организации.

Расчет объема документооборота отвечает на вопросы:

05 июня, 2019

Когда я была секретарем, то дрожала как осиновый лист, когда ожидалось очередное совещание. Потому что там нужно вести протокол. Если вставал вопрос, кто это будет делать, то «только не я, только не я».

Хорошо, что в нашей организации был сотрудник, ответственный за подготовку и оформление результатов совещания. У него был диктофон, какие-то листы, записи. Несколько дней после совещания его никто не трогал, потому что он «оформлял протокол». Мне его работа казалась очень сложной. Записывать, расшифровывать, составлять протокол, рассылать, контролировать исполнение — это было за пределами моего понимания.

Поэтому я решила создать пошаговую инструкцию по составлению протокола. Надеюсь, она поможет секретарям чувствовать себя увереннее во время выполнения этой важной миссии.

13 мая, 2019

Некоторые слова мы настолько привыкли писать с большой буквы, что факт, что их можно и даже нужно писать с маленькой вызывает удивление. Поэтому давайте вместо привычек следовать правилам.

День рождения

Оба слова пишутся с маленькой буквы. Да, что для эмоциональности и обозначения важности события мы можем написать их с большой буквы, но с точки зрения русского языка это неверно.

Мы поздравляем Вас с днем рождения!
Я отметил свой день рождения в дружной компании.

10 апреля, 2019

В отличие от употребление штампов и канцеляризмов даже в официально-деловом стиле нежелательно. Они засоряют и утяжеляют текст, делая его сухим и неинтересным.

Читатель не понимает что на самом деле скрывается за этими выражениями и воспринимает текст как отписку или набор слов. Поэтому тексты с обилием штампов и канцеляризмов не читают, а пробегают глазами, пытаясь зацепиться за что-то действительно важное. И даже интересная информация может остаться незамеченной.

Да, употребление штампов в официально-деловом стиле более оправдано, чем в разговорном, художественном или публицистическом. Это связано с тем, что зачастую функция документа не привлечь внимание читателя к тексту, а просто «отписаться», донести информацию.

Однако если мы будем писать документы более понятными языком и читатель, и автор от этого только выиграют. Понятный, краткий, лаконичный текст — это уважение к читателю, а значит возможное начало сотрудничества.

Речевое клише — это шаблонная фраза, которая легко воспроизводится в определенном контексте.

Речевые клише ускоряют и облегчают процессы коммуникации. Да, да, деловая переписка — это тоже способ коммуникации. Нам удобнее написать готовую формулу и знать, что она будет понятна другой стороне.

Письмо №1 :

Уважаемый Антон Николаевич,

Благодарим за проявленный интерес и готовность представить свой доклад на нашем ежегодном симпозиуме. Он заявлен в регламенте работы секции №3, и уже сейчас на него проходит активная регистрация слушателей.

Ваше выступление запланировано на 16 апреля 2016 года 14:40. Оргкомитет будет ожидать Вас с 12:00 для введения в курс всех обстоятельств непосредственно на месте. С нетерпением ждем Вашего визита!

В случае возникновения каких-либо вопросов до момента проведения симпозиума, сможем на них ответить по e-mail.

С уважением,

Анастасия Слепченко

координатор.

Письмо №2 :

Уважаемая Елена Игоревна,

От имени организационного комитета Конференции Стоматологов-2017 в Краснодаре благодарим Вас за согласие провести свою лекцию перед аудиторией интернов. Напоминаем, что в день мероприятия 22 мая 2017 года мы работаем на двух локациях. Ваше выступление запланировано в Павильоне №5 в 11:30 часов.

Прошу сообщить обо всех организационных потребностях в ходе подготовки к лекции для наилучшей ее реализации.

С уважением,

Андрей Давидченко.

Письмо №3 :

Уважаемая Нелли,

Данное письмо является подтверждением верификации Вашей заявки на участие в семинаре, который состоится в г. Сочи 12 сентября 2018 года. Сообщаем, что на данный момент утверждается окончательный вариант места проведения мероприятия, о чем Вы будете оповещены дополнительным письмом.

Тем не менее, спешим заранее предупредить, что в ряде гостиниц города наш комитет имеет специальные скидки для гостей семинара. По ссылке ниже Вы сможете ознакомиться с доступными вариантами для размещения.

Будем ожидать Вашего ответа.

С уважением,

Ангелина Безлепкина,

менеджер оргкомитета.

Письмо №4 :

Уважаемый Илья Иванович,

Подтверждаем тот факт, что наш руководитель Стрельцов А. И. выразил готовность присутствовать на панельной дискуссии форума, 09 апреля 2014 года, куда он получил ваше приглашение. Просим забронировать на 08:00 в этот день одно паркоместо на стоянке для автомобиля Skoda Octavia, госномер _______.

Благодарим.

С уважением,

Оксана Иванова,

Е.Ф. Суворова

Деловые письма (памятка)

"Деловые письма предназначены не для того,

чтобы вызвать восхищение читателя,

а чтобы его убедить и победить..."

(из французского пособия деловым людям)

Деловой этикет вообще - это порядок поведения, установленный в деловом общении. В частности, он проявляется в форме изложения текста делового письма, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб , напоминаний, отказов, претензий , в способах аргументации , формулировках указаний, в заключительных словах письма.

Язык и стиль делового письма

Деловое письмо является самым распространенным управленческим документом . В отличие от приказов, актов, протоколов, в письме – при определенной регламентированности форм – тем не менее, в наибольшей степени проявляютсяличность исполнителя , его профессиональная подготовка, грамотность.

Деловой стиль – это совокупность речевых средств , функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений. Каковы особенностиэтих отношений?

участники делового общения – преимущественно юридические лица , действующие от имени руководителей и других должностных лиц организации, учреждения, предприятия;

характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

предметом делового общения является деятельность организаций – управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

управленческие документы в основном ориентированы на конкретного получателя;

большинство письменно оформляемых ситуаций однотипные, повторяющиеся .

Особый язык делового письма, сложившийся за последние 100-150 лет, определяют как официально-деловой. В этом стиле выработались особые языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают фиксацию управленческой информации наиболее эффективным образом.

Главное требование, предъявляемое к деловому письму, сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса /см. пример письма:отказ от участия в совещании в связи с командировкой приглашаемого лица и просьбой – цитата –«...в связи с вышеизложенным прошу рассмотреть вопрос перенесения данного совещания – на какую дату? – с участием ЗАО...»/.

В настоящее время при подготовке деловой документации следует придерживаться Государственного стандарта России «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» /ГОСТ Р 6.30-2003/, который разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела /ВНИИДАД/ Росархива взамен ГОСТ Р 6.30-97 .

Язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

Преимущества таких писем – в меньших затратах рабочего времени на их составление (в трафаретных письмах - лишь заполнение пробелов) и обработку.

Типовой текст строится на основе не только клишированных словосочетаний, но и предложений:

Например: В ответ на Вашу просьбу высылаем интересующую Вас информацию.

Настоящим подтверждаем свое участие в выставке (совещании).

Трафаретные тексты, естественно, не могут использоваться всегда: сегодня увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Однако контракты, письма-заявки и другие виды писем, необходимых для предприятия в большом количестве, чаще всего представляют собой все-таки трафаретные тексты. В связи с этим специалистам организации целесообразно подготовить шаблоны основных разновидностей деловых писем и в дальнейшем их использовать при написании конкретных писем.

Умение менять характер речи в зависимости от изменения содержания высказываний, условий и задач речевого общения не дается человеку от рождения - оно вырабатывается и переходит в прочный навык, если человек стремится добиться этого.

Поскольку «ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа коммуникативного успеха» , она подается в виде речевой формулы, где ключевым словом является глагол-действие : просим, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

точность, ясность выражения мысли;

лаконичность (от греч. lakonikos =немногословный) и краткость текста;

нейтральный тон изложения.

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания письма автором текста и его адресатом. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы Она достигается путем правильного построения предложений, использования специальной отраслевой терминологии, устойчивых языковых формул и сочетаемости слов в каждом предложении.

Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в нейтральном официально-деловом стиле.

Информируем Вас...

Настоящим подтверждаем свое участие в выставке.

Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.

Письмо-подтверждение - это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Написание данного вида делового письма сопровождается следующими шаблонными фразами:

• Сообщаем Вам, что мы получили …
• Подтверждаем получение …
• С благодарностью подтверждаем…
• ООО «Х» подтверждает согласие на… и т.п.

Структура письма-подтверждения соответствует общей структуре делового письма.

Письмо-подтверждение печатается на фирменном бланке организации.

Образец письма-подтверждения о сотрудничестве

25.11.12 № 25/3

О сотрудничестве

Уважаемый Павел Викторович!

Мы подтверждаем свое согласие на установление взаимовыгодного и долгосрочного сотрудничества и выражаем свою готовность к подписанию соответствующих документов.

Образец письма-подтверждения о получении товара

О получении товара

Уважаемый Константин Степанович!

ООО «Лайм» подтверждает получение запрошенного нами товара в необходимом количестве и благодарит за быстрое выполнение заказа.